Trop souvent bornée à sa fonction première, la réduction des coûts, la dématérialisation permet une automatisation complète du traitement des données et de l’information. L’intérêt purement économique est certes bien présent. Certains annoncent qu’une facture papier, par exemple, engendrerait un coût global de 8 à 9,5€ alors qu’elle ne coûterait que 3€ en format électronique.
Outil de contrôle et de maîtrise de l’entreprise, la dématérialisation permet de générer d’importants gains de productivité. Elle permet aussi d’homogénéiser les archives documentaires pour une réponse plus efficace aux contraintes légales et administratives des entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité.
La dématérialisation élément constitutif du nomadisme numérique
L’essor de la mobilité, du nomadisme numérique, des échanges électroniques, la digitalisation des contenus poussent les entreprises à repenser leur organisation autour des données. Sans dématérialisation tous ces échanges seraient impossibles.
Pour soutenir cela des solutions logicielles et progicielles (GED, BPM, ECM…) doivent être mises en place par les DSI. Les architectures techniques évoluent au fil des besoins de performance de l’entreprise et de sa stratégie. Nombre d’applications sont ainsi utilisées au quotidien par les collaborateurs. Parmi les outils qui viennent rendre possible les échanges dématérialisés nous trouvons des solutions de lecture automatisée de documents (technologies OCR, RAD, LAD), des systèmes d’EDI (Échange de Données Informatisé), les solutions d’éditique, etc. sans oublier les DataCenters.
Cela n’est pas sans conséquence sur les fournisseurs. De leur côté ils subissent les évolutions des usages et l’accélération du numérique. Leurs Business Model évoluent. Certains proposent des solutions en mode SaaS avec un coût à l’usage ou au nombre d’utilisateurs avec un accès via le Cloud. D’autres ont réalisé des partenariats avec de très grandes Marketplaces de services et d’Apps.
La dématérialisation impacte l’ensemble de notre quotidien personnel et professionnel
La relation client prend une nouvelle dimension et s’appuie sur la dématérialisation pour offrir une nouvelle valeur ajoutée : accélérer l’efficacité et le développement commercial des acteurs économiques. L’un des exemples les plus récents est celui des solutions de contractualisation. Elles permettent une nette augmentation des taux de transformation grâce à la simultanéité entre l’opération de vente et sa conclusion. Les notaires ont su aussi profiter de la dématérialisation pour accélérer les processus de signature et diminuer les tâches manuelles chronophage et sans valeur ajoutée. Les experts comptables sont également concernés. Ils utilisent désormais des outils collaboratifs leur permettant de répondre à la réglementation et d’échanger directement via Internet avec les administrations.
L’ACOSS indique par exemple que 96,1% des déclarations du régime général se fait grâce à la dématérialisation, 98,1% des paiements ou encore 98,5% des déclarations Pajemploi. Un autre impact de la dématérialisation sur la relation client : la personnalisation des échanges ! Grâce aux outils les plus avancés, les marques peuvent interagir avec les consommateurs et leur proposer un dialogue personnel.
Que vous soyez Responsable Financier, DAF, Responsable des Ressources Humaines, Marketeur ou Communiquant, la dématérialisation vous concerne ! Vous pouvez, vous aussi, bénéficier des immenses capacités qu’elle vous fournit.
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Corinne Estève Diemunsch, CMO de Limonetik, Co-fondatrice de TiKibuzz, éditeur du répertoire des métiers et des acteurs du document et créatrice de DOCaufutur.fr