La gestion des documents est souvent considérée comme une charge et à ce titre, elle n’intéresse pas beaucoup.
Or, améliorer sa gestion documentaire représente des enjeux économiques qui peuvent être très importants.
4 natures de gains, en particulier, sont mesurables.
Les gains capturables : Gérer ses documents électroniques et papier permet de limiter les surfaces consacrées au stockage papier et les volumes de disques mémoire et de sauvegarde consacrés au stockage informatique. Les économies, visibles en comptabilité, peuvent se chiffrer rapidement en dizaines de millier d’euros par an.
Les gains de productivité : Ne plus perdre de temps pour retrouver en quelques instants le document pertinent pour effectuer un travail peut représenter un gain de 20 à 30 % du temps de travail de certains collaborateurs. Sans même chercher à en chiffrer le montant, c’est l’équivalent d’une journée qui peut être consacrée à d’autres tâches plus productives ou plus importantes.
Les gains de compétitivité : Retrouver et exploiter plus rapidement des documents commerciaux peut permettre de répondre plus vite et mieux aux sollicitations de clients ; en étant ainsi plus concurrentiel, l’entreprise augmente son chiffre d’affaires.
La réduction des risques : voir disparaître ses archives dans un incendie ou une inondation (même si c’est rare, ça n’arrive pas qu’aux autres !) a des conséquences que les assurances ne compensent pas. Disposer de copies électroniques sauvegardées ne compense pas en totalité, mais réduit significativement les impacts : l’information est toujours présente.
Ces gains sont mesurables et permettent, lors d’un audit, d’anticiper le ROI possible de la mise en œuvre de solutions de Gestion Electronique de Documents.
Jean-Marc JAGOU
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