La sous-traitance est devenue populaire dans les grandes organisations ces dernières années, en grande partie à cause de plusieurs tendances :
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Les entreprises veulent s'en tenir à leurs compétences essentielles, ce qui signifie fréquemment l'externalisation de tâches non essentielles.
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La complexité croissante de nombreuses fonctions non essentielles telles que les avantages et la rémunération, l'immobilier, la gestion des risques, facilite leur externalisation.
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Augmentation des activités de fusion et d’acquisition - les entreprises qui ont externalisé des tâches non essentielles et réduit leurs effectifs sont plus attractives pour les acheteurs potentiels.
Bien entendu, les petites organisations ont toujours externalisé des fonctions pour lesquelles elles ne pouvaient pas justifier l'embauche de spécialistes, notamment des projets relatifs aux ressources humaines, à la comptabilité, au droit, à la communication et au marketing.
Optimiser l'externalisation dans le service de communication d'entreprise
L'externalisation n'est pas nouvelle pour le service de communication d'entreprise. L'étendue et la complexité des technologies de la communication et les compétences très variées requises pour communiquer efficacement avec tous les publics rendent presque impossible la tâche de tout un service de communication d'entreprise.
Deux modèles de base d’externalisation sont actuellement utilisés. Lors de la planification de la structure de votre service, réfléchissez à la manière dont vous allez équilibrer les capacités du personnel avec les partenaires d'impartition.
Le personnel de l'entreprise est capable de planifier et de développer la plupart des communications régulières nécessaires à l'organisation : communication Ethique, communication RSE, communication RH … Les travaux à forte intensité d'équipement ou de technologie, tels que l'impression, la production vidéo et la programmation, sont externalisés, de même que les projets nécessitant des compétences particulières et qui ne sont nécessaires qu'à l'occasion, notamment la gestion d'événements spéciaux, la gestion des modifications, la rédaction de discours et la conception web.
Si votre organisation utilise cette approche, il existe des moyens d'externaliser plus efficacement :
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Fixer des priorités pour le travail effectué par le personnel de l'entreprise. En règle générale, cela inclut le travail nécessaire le plus souvent (comme une ligne d'actualités quotidiennes) et les projets les plus critiques pour la réputation et le succès de l'organisation.
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Tirez le maximum de vos dépenses en impartition. Si vous êtes dans un mode de budget à croissance zéro ou si vous avez besoin de réduire vos dépenses, demandez l'aide de vos partenaires.
L'organisation de communication d'entreprise allégée et le recours intensif à des partenaires d'impartition
Dans ces organisations, une petite équipe de professionnels de la communication assure la stratégie et la gestion de projets pour des dizaines de projets exécutés par des spécialistes externes, notamment des cabinets de relations publiques, des agences de marketing, des consultants en communication avec les employés, des experts en relations avec les médias, des concepteurs Web, etc.
Les organisations peuvent également externaliser plus efficacement :
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Développer des relations de partenariat solides et de confiance, faisant des partenaires de sous-traitance une extension du personnel. Cela pourrait signifier de fournir des espaces de bureau aux partenaires, de leur donner accès à l'intranet de l'entreprise et de les faire travailler directement avec les clients internes de votre entreprise.
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Donner la priorité au temps du personnel sur les projets et les produits qui ont le plus grand impact sur l’organisation, embaucher des communicateurs qui ne se sentent pas obligés de tout faire eux-mêmes et qui sont de solides gestionnaires de projet.
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Comprendre que les partenaires de sous-traitance voient à la fois un avantage et des inconvénients à s'engager fortement dans une seule organisation. Si vous souhaitez réduire vos coûts, prévenez le partenaire le plus tôt possible.
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Vous recherchez des partenaires capables de fournir un produit complet, ce qui minimisera le temps de gestion de projet de votre personnel.
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Utiliser un bon système de gestion de projet et demander à vos partenaires de l’utiliser également.
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Rappelez-vous que vous en avez pour votre argent. Lorsque le temps du personnel est limité, partez avec des partenaires éprouvés qui vous donneront des résultats.