Que vous ayez élaboré un manuel de l’employé, un manuel de politiques ou une autre forme de documentation des politiques de ressources humaines de votre entreprise, il est essentiel de communiquer le contenu de ces documents à vos collaborateurs. Votre personnel doit être informé de la raison pour laquelle il a été créé, de son objectif et de la manière dont le document sera utilisé dans l'entreprise. Ceci s'applique également lorsque des mises à jour de stratégies sont en cours.
Il est également conseillé d'incorporer les commentaires, opinions et idées des employés sur ce qu'il faut inclure dans le document, de préférence avant sa création. La première étape de la communication globale des règles et procédures de l'entreprise consiste à demander aux employés de leur donner leur avis sur ce qu'ils aimeraient voir inclus. La communication avec les employés doit commencer bien avant que le document officiel ne soit terminé. Développez d'abord votre stratégie de communication avant de commencer à documenter les politiques et procédures de votre entreprise. Il est important de tenir les employés informés du processus pour encourager leur intérêt, leur engagement et leur participation.
Au début du projet, informez les employés que l'entreprise travaillera à l'élaboration ou à la mise à jour de ses politiques et procédures. Expliquez pourquoi l’information est importante et pertinente et quel impact elle aura sur le personnel.
Pour encourager l'implication et l'adhésion des employés, demandez-leur leurs idées sur ce qui devrait, selon eux, être inclus dans le manuel de l'employé ou le manuel des politiques. Intégrez autant de commentaires que possible des employés. Faites participer les employés à la rédaction de sections particulières du document de politique si cela a du sens.
Organisez une réunion avec tout le personnel pour présenter le manuel ou le manuel terminé et en revoir le but. Renforcez son importance et son utilisation.
Donner aux employés une chance de poser des questions. Distribuez le manuel au personnel, sous forme imprimée ou indiquez-lui comment accéder au document par voie électronique. Demandez aux employés de fournir des commentaires sur l'amélioration du document.
Certaines politiques et procédures peuvent nécessiter une formation plus poussée et intensive pour s'assurer que les employés comprennent bien en quoi la politique les concerne. La formation ne doit pas nécessairement être dispensée en une fois. L’assimilation et la compréhension de ces documents améliorent par ailleurs votre marque employeur et permettent à vos employés d’avoir confiance en vous et en votre entreprise.
Il est important que le personnel lise le document pour se familiariser avec les politiques de l’entreprise. Demander à chaque employé de signer après avoir lu le document. Une copie de la signature doit être placée dans le dossier personnel de l’employé. Le manuel est un document vivant et respirant. Il devrait être revu et mis à jour régulièrement, environ une fois par an, et devrait intégrer toutes les suggestions des employés pour améliorer le document. Une agence marketing et communication spécialisées en gestion documentaire peuvent vous aider à établir un système de traçabilité des mises à jour.