Corinne Estève, Présidente Tiki Buzz,Directrice Marketing et Communication Sefas Innovation
Nicole Dib, Directrice Générale AD Force, Société de conseil en certifications ISO et Développement Durable
Vincent Jamin, Directeur de la Division Dématérialisation Docapost DPS
Jean-Hugues Congia, Expert en agilité documentaire,Président Directeur Général Agilecom
COMMENT ENTRER DANS UN PROJET DE DÉMATÉRIALISATION?
La mise en oeuvre d’un projet de dématérialisation passe par le choix de partenaires mûrement choisis ainsi que par la mise en place d’étapes de conception et de déploiement suivant celles des processus métier (analyse du besoin, réalisation d’un cahier des charges,…, implémentation technique, formation et accompagnement du changement humain). Il faut, dans tous les cas, identifier les solutions technologiques, les aspects juridiques, le changement potentiellement profond de l’organisation et des méthodes de travail des collaborateurs.
Deux grands types de processus de traitement dématérialisé existent :
? Les processus intégrant un flux de documents physiques entrant (courriers, commandes, factures, etc.),
? Les processus dématérialisés de bout en bout (factures interentreprises (en EDI), télé-procédures administratives, télé-déclarations de TVA ou d’URSSAF). Pour aider les entreprises, il existe aujourd’hui une multitude d’acteurs sur le marché qui vous aident à vous poser les bonnes questions et à garantir la bonne fin de votre projet -éditeurs de solutions logicielles, intégrateurs, cabinets de conseil, tiers archiveurs, prestataires de services. Ces partenaires compétents proposent une gamme complexe de solutions et de services de dématérialisation (numérisation, Ged, éditique, …).
LES ENJEUX & LES GAINS
« La dématérialisation n’a d’autres objectifs que d’augmenter la rentabilité des organisations » explique Jean-Hugues Congia. « Elle permet entre autre de diminuer le coût « Temps » en facilitant, grâce à l’indexation des documents, les recherches et consultations mais aussi le coût lié aux dépenses de matières inutiles comme par exemple les multiples impressions pour validation est éliminé ; etc. »
« Par ailleurs les documents prennent vie au sein du système d’information. Ils sont indexés pour être consultables facilement, partagés entre plusieurs collaborateurs et deviennent ainsi plus faciles à traiter. La mise en place de portails collaboratifs pour donner accès aux documents aux clients, fournisseurs ou partenaires est indispensable. Il s’agit d’améliorer la relation clients et d’accélérer le cycle de paiement. En fluidifiant les échanges, l’organisation gagne du temps dans sa gestion documentaire quotidienne » souligne Vincent Jamin.
OPTIMISER L’ORGANISATION, DIMINUER VOS CHARGES
Conduisant à un plus grand respect des règles de l’entreprise et des réglementations en vigueur, la dématérialisation permet d’accélérer les procédures, de diminuer, voire de supprimer des temps de saisie et d’archivage, de réduire et valoriser le coût humain et d’accélérer le retour sur investissement de certaines tâches.
Le 15 juin 2010, Eric Blot Lefebvre, Directeur Général Trustmission, Président de l’atelier Forum Atena, annonçait dans le BLOG de la DFCG « La dématérialisation documentaire sécurisée dans des réseaux de confiance à forte valeur ajoutée, réduit les coûts de gestion globalement de 50%. »
GAGNER EN EFFICACITÉ, AUGMENTER LA RÉACTIVITÉ
En automatisant les processus de support de l’entreprise (comptables, financiers, ressources humaines, achats etc.), la dématérialisation accélère le traitement des documents tout en garantissant une meilleure traçabilité ; en bref elle améliore la productivité de l’entreprise, tout en diminuant certains coûts.
En effet l’automatisation du traitement de données préalablement numérisées permet par exemple de supprimer les erreurs de saisie des opérateurs et certaines opérations manuelles rébarbatives. Par ailleurs l’archivage électronique permet de retrouver rapidement une information voulue.