Si la connaissance du classement hiérarchique par arborescence est largement partagée, en revanche peu d’utilisateurs d’outils bureautiques sont conscients de ce qu’il est possible de faire avec une GED (Gestion Electronique de Documents, est-il besoin de le rappeler).
Pourtant, nombreux sont les interlocuteurs qui parlent de GED comme d’un concept connu, ce qui n’est souvent pas le cas. Cette méconnaissance est donc inconsciente et rend très difficile toute tentative d’explication complémentaire à qui « croit savoir ».
Mettre à disposition de son entreprise une GED est bien sûr proposer un système de classement organisé et indexé des documents partagés.
Plutôt que d’effectuer des recherches au travers d’une arborescence hiérarchique figée, celles-ci peuvent se faire sous la forme de recherche multi critères : je recherche un compte-rendu rédigé en mai 2011 portant sur le domaine des RH et dont l’auteur est Dupont.
Si les index ont bien été renseignés, « le » document recherché devrait être rapidement récupéré sans autre navigation aléatoire dans une quelconque arborescence.
D’autres types de recherches peuvent être réalisés :
– je recherche tous les comptes-rendus rédigés entre 2009 et mai 2011 portant sur le domaine des RH et dont l’auteur est Dupont ou Duval ou les 2.
– Je recherche les comptes-rendus ET les Procédures, portant sur le domaine RH, rédigés en 2012, et dont l’auteur porte un nom contenant « ..amar… » (j’ai oublié le reste), et dans lesquels figurent l’un des mots clé « obligatoire », « règlementaire » (ou une partie du mot clé ; « règle » par exemple).
– Je recherche toutes les photographies au format .raw enregistrées avant 2010, d’une taille d’au moins 2 Mo et dont les métadonnées* contiennent au moins un des mots clé « promotion », « président », « marketing ».
Ainsi, la GED permet la recherche d’un document précis ou d’un ensemble de documents.
Mais une GED permet également de suivre des statistiques : combien de fois le compte-rendu de la convention annuelle a-t-il été consulté ?
Plus dynamiquement, on peut également constater qu’une importante procédure qualité, consultée plusieurs fois par jour depuis des mois, n’est plus lue depuis 3 semaines ; dans ce cas, l’interprétation n’est pas du ressort de l’administrateur de la GED, mais l’analyse permanente de la « vie » de la GED fait, elle, bien partie de ses responsabilités.
On le voit, comme bien souvent dans la mise en œuvre d’un outil informatique, mettre en place une GED n’est pas qu’une solution souple et statique de classement, mais au contraire, elle doit être un système de structuration documentaire adaptable et dynamique, au service de l’efficacité de l’entreprise.
* Métadonnées : ensemble des informations distinctes du contenu et décrivant un document : type, taille, dates de création ou d’enregistrement, index,…
Jean-Marc JAGOU
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