Parler de « productivité » en gestion documentaire parait très souvent banal, voire insignifiant.
En effet, de quoi s’agit-il ?
Rechercher un document papier dans une armoire ou bien parcourir une arborescence Windows (partagée ou non) pour trouver un document électronique paraît bien anodin – d’autant que ces tâches sont parfois confiées à d’autres personnes que ceux qui exploiteront ledit document.
De multiples exemples existent pour illustrer les temps consacrés à ces recherches ; qui ne se reconnaitrait pas, au moins une fois, dans le scénario suivant ?
« Pascal, ingénieur commercial, recherche un élément du dossier d’affaire remis au client World-Corp par Michel qui a quitté la société il y a 18 mois, pour en reprendre les termes techniques parfaitement adaptés.
Après 1 heure de recherche, Pascal décide d’aller voir son manager Pierre pour lui demander de l’aide. Après avoir validé que Pascal a bien fouillé dans l’ancienne armoire de Michel, Pierre décide, devant l’importance de la question, d’aider Pascal.
Ils sont maintenant 2 à « fouiller » dans le répertoire électronique partagé du service commercial. L’annexe recherché n’est pas dans le fichier réservé au client World-Corp où il devrait pourtant être – Pierre réalise alors qu’il s’agit d’un annexe technique confidentiel, à accès réservé.
Pierre et Pascal vont donc voir Emmanuel, Responsable Informatique. Emmanuel est souvent en déplacement, mais heureusement, cette fois il est présent et accepte de mettre fin rapidement à sa réunion pour aider Pascal et Pierre.
Ils sont maintenant 3 à chercher un document confidentiel. Emmanuel a bien tous les accès, mais les documents confidentiels sont placés dans des répertoires distincts, dont le classement est différent du classement commercial. Et une nouvelle fouille de l’arborescence commence…. »
Point n’est besoin de poursuivre le scénario jusqu’à la découverte du document recherché (à supposer qu’il existe ou que le trio parvienne à le localiser…). On aura compris que les heures passées à chercher des documents utiles, pertinents, ou indispensables sont couteuses en temps.
Et pour éviter de se fonder sur des exemples de l’extérieur, pourquoi ne pas mener une « campagne de mesure » ? Chacun comptabilise pendant une semaine tout le temps consacré à rechercher un document…
Les résultats parleront d’eux-mêmes.
Jean-Marc JAGOU
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